คลี่คลายปัญหาทางด้านการเงิน

1.หลักเกณฑ์และเอกสารประกอบการเบิกค่าคอมพิวเตอร์

นร.ทุน ทั้งประเภท นนร.และข้าราชการมีสิทธิเบิกค่าคอมพิวเตอร์ประกอบการศึกษาได้เท่าที่ จ่ายจริง ไม่เกินคนละ 1,300 ดอลลาร์ สรอ. คอมพิวเตอร์นั้นหมายถึงค่าเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเดียวเท่านั้น ไม่หมายรวมถึงค่า Printer ดังนั้น สรุปว่ารายการอื่นๆ ที่ไม่ใช่ค่าเครื่องคอมพิวเตอร์นั้น เบิกไม่ได้

หลักฐานที่ใช้ประกอบการเบิก

• หนังสือรับรองของอาจารย์ที่ปรึกษา ที่เนื้อความต้องประกอบด้วยคำรับรองว่า นร.ทุน รายนั้นซึ่งกำลังศึกษาหลักสูตร... ณ สถาบันแห่งนั้น มีความจำเป็นต้องมีเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ประกอบในการศึกษา รวมทั้งต้องมีรายละเอียดกำหนดคุณสมบัติของเครื่อง (Spec) ที่ต้องใช้ด้วย

• คำแปลของหนังสือตามข้อ 1 ซึ่งนักเรียนเป็นผู้แปล และลงลายมือชื่อของ นร.ทุน เป็นผู้รับรองคำแปล

• ใบเสร็จค่าซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ ฉบับจริง ซึ่งต้องมีสาระสำคัญประกอบใบเสร็จคือ ชื่อผู้ขาย(ผู้รับเงิน) รายการสินค้าที่ขาย( Spec เครื่อง) ที่อยู่ของผู้ขาย วันที่ที่ขายสินค้า และรายละเอียดของการรับชำระเงิน

• คำแปลของใบเสร็จรับเงินตามข้อ 3 โดยนักเรียนเป็นผู้แปล และลงลายมือชื่อของ นร.ทุน เป็นผู้รับรองคำแปล พร้อมทั้งต้องมีใจความระบุว่า ข้าพเจ้าขอรับรองว่าได้จ่ายเงินจำนวน....ดอลลาร์ สรอ.เพื่อชำระเงินเป็นค่าคอมพิวเตอร์ ให้แก่...(ชื่อ บริษัท,ห้า,ร้าน) จริง

• รายงานขออนุมัติเบิกทดแทนค่าคอมพิวเตอร์ตามที่ได้ชำระไป (เรียน ผชท.ทบ.ไทย/วอชิงตัน)

ข้อพึงระลึก

• ลำดับวันเวลาของเอกสาร จะต้องเป็นไปตามความเป็นจริงที่เป็นปัจจัยในการเบิกคือ วันเวลาของหนังสือตามข้อ 1 ต้องเกิดก่อน วันเวลาของใบเสร็จรับเงินตามข้อ 3 โดยวันเวลาของเอกสารลำดับที่ 5 เป็นวันเวลาล่าสุด
  
• ควรซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และส่งรายการเอกสารหลักฐานการเบิกโดยครบถ้วนให้ สน.ฯ สามารถดำเนินการส่งเบิก ยศ.ทบ.ได้ไม่ช้ากว่า 1 ส.ค.ของทุกปี เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งเบิกเป็นรายการค้างเบิกข้ามปี ซึ่งอาจทำให้ได้รับเงินล่าช้าหรือ สปช.ทบ.อาจปฏิเสธการเบิกได้(โดยถีอเรื่องความใส่ใจของ นร.ทุน)

นร.ทุน ถามเสมอว่า จะขอให้ สน.ฯ รองจ่ายค่าคอมพิวเตอร์ให้กับ นร.ทุนก่อน จะได้หรือไม่ ขอเรียนให้ทราบว่า เงินหมุนเวียนประจำของ สน.ฯ มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อสำรองจ่ายค่าการศึกษาของ นร. และค่าใช้จ่ายประจำตัวของ นร.ทุน ซึ่งโดยปกติ สน.ฯ ก็ ต้องรองจ่ายเป็นอย่างน้อย 2 – 3 เดือน อยู่แล้ว กว่าจะได้รับเงินโอนจาก ยศ.ทบ.ในแต่ละรายการ และอีกประการหนึ่ง การเบิกจ่ายค่าคอมพิวเตอร์เป็นการเบิกจ่ายโดย ยศ.ทบ.ต้องตรวจหลักฐาน และพิจารณาการเบิกเป็นรายๆ ไป ซึ่งอาจอนุมัติหรือไม่อนุมัติให้เบิกจ่ายก็ได้(ถ้าหลักฐานไม่ครบหรือเป็นไม่ไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด) จึงเป็นรายการเบิกที่ไม่ได้หมายความว่าจะได้รับอย่างแน่นอน และสำหรับในบางรายอาจจะเลี่ยงไปเป็นการขอยืมเงินค่าใช้จ่ายประจำตัวของตนเองล่วงหน้า 2 – 3 เดือน ขอชี้แจงว่า ถ้าเป็นไปได้ก็ขอให้พยายามหลีกเลี่ยง เนื่องจากงบประมาณของ สน.ฯ มีอยู่อย่างจำกัดและมีวัตถุประสงค์และความจำเป็นในการใช้ดังที่กล่าวมาแล้ว

2. ทำไมนักเรียนบางรายจึงถูกหักค่าใช้จ่ายประจำตัว

เนื่องจากรายการเบิกค่าการศึกษาของ นร.บางรายการไม่เข้าข่ายได้รับสิทธิในการเบิกเป็นค่าการศึกษา คือเบิกไม่ได้นั่นเอง โดยเมื่อสถานศึกษาเรียกเก็บมาทาง สน.ฯ สน.ฯจะดำเนินการรองจ่ายให้กับสถานศึกษาเต็มจำนวนตามที่สถานศึกษาเรียกเก็บ แล้วฝ่ายการเงินจะพิจารณารายละเอียดในรายการที่เรียกเก็บว่ามีรายการใดที่เบิกไม่ได้ จากนั้นจะขึ้นบัญชีลูกหนี้ นร.ทุนรายนั้นไว้ เพื่อเตรียมหักเงินจำนวนดังกล่าวจากเงินค่าใช้จ่ายประจำตัวของ นร.ทุน คืนให้กับของ สน.ฯ ในเดือนถัดไป โดยทั้งนี้หากมีเป็นจำนวนมากก็จะพิจารณาแบ่งหักออกเป็นหลายงวดเพื่อให้มีผลกระทบกับสภาพการใช้จ่ายของ นร.ทุนน้อยที่สุด แต่ทั้งนี้จะต้องขึ้นอยู่กับกำหนดจบของ นร.ด้วย ถ้าใกล้วันจบการศึกษา อาจจะต้องพิจารณาหักมาก และสำหรับรายการค่าการศึกษาที่ไม่สามารถเบิกจ่ายได้ ซึ่งพบในรายการค่าการศึกษาของ นร.ทุนอยู่เสมอ มีดังต่อไปนี้

• ค่า Room&Board หรือ ค่า Dormitory

• ค่า Recreation Fee

• ค่า Supplies หรือ ค่า ตำรา(ซึ่ง นร.ทุนทุกคนได้รับเป็นส่วนของค่าตำราประจำปีอยู่แล้ว)

• ค่า Bus Fee

• ค่า T Shirt

• ค่า Year Book

• ค่า Diploma Mailing และอื่น ๆ ที่ไม่ได้เป็นค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวกับการศึกษา

3. สิทธิในการเบิกค่ารักษาพยาบาล

โดยปกติ นร.ทุน จะต้องทำประกันสุขภาพกับสถานศึกษาเป็นรายเทอมหรือรายปีอยู่แล้ว เพราะฉะนั้น โดยทั่วไป นร.ทุน จะไม่จำเป็นต้องเบิกค่ารักษาพยาบาล(ยศ.ทบ.จะพิจารณาจากหลักนี้เป็นอย่างแรก) แต่ทั้งนี้หาก นร.ทุนรายใดมีความจำเป็นต้องเบิกเนื่องจากมีเหตฉุกเฉิน หรือมีความจำเป็นอย่างเร่งด่วนก็สามารถส่งเรื่องมาเบิกได้โดยหลักฐานการเบิกจะประกอบด้วย

• ใบเสร็จค่ารักษาพยาบาล พร้อมคำแปลที่รับรองคำแปลโดย นร.ทุน

• รายงานเหตุผลและความจำเป็นที่ต้องเบิกค่ารักษาพยาบาล โดยบรรยายถึงความจำเป็นเร่งด่วน หรืออาจมีสาเหตเนื่องจากการประกันสุขภาพไม่ครอบคลุม(เช่นค่ารักษาฟัน) เพื่อเป็นเหตุผลประกอบการพิจารณา

• ค่ารักษาพยาบาลทั่วไป เบิกได้เต็มตามจำนวน ส่วนค่ารักษาฟันเบิกได้ครึ่งหนึ่ง และในการส่งหลักฐานเมื่อเข้ารับการรักษาและได้รับใบเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขอให้นำส่งเบิกให้กับ สน.ฯ โดยทันที ซึ่ง สน.ฯ โดย ฝ่ายการเงิน เมื่อได้รับใบเบิกพร้อมใบเสร็จจาก นร.ทุนแล้ว จะต้องจัดทำใบเบิก แบบ 7115 ส่งกลับไปให้ นร. เพื่อลงนามอีก เพราะฉะนั้นหากเกิดการเบิกค่ารักษาในช่วงปลายปีงบประมาณ (ส.ค. – ก.ย.) นร.ทุน ต้องประสานกับฝ่ายการเงินโดยเร่งด่วนเพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้าในส่วนของการดำเนินการด้านเอกสาร อันอาจทำให้กว่าหลักฐานการเบิกจะส่งถึง ยศ.ทบ.ก็อาจตกเป็นรายการค้างเบิกข้ามปีได้

ต้องการสอบถามการเงินโดยตรง สามารถโทรศัพท์ หรือ อีเมล์คุยได้ที่
officedma@thaiembdc.org